Het privégebruik van de bestelauto blijft de gemoederen in Nederland bezig houden. We kennen inmiddels diverse mogelijkheden om aan te tonen dat het personeel of de ondernemer zelf niet privé rijdt. Met ingang van 2012 is daar een mogelijkheid bij gekomen: de verklaring uitsluitend zakelijk gebruik. Is zo’n verklaring ook voor u handig? Voordat die vraag beantwoord, zal ik eerst een korte uitleg geven.
Het systeem is eenvoudig voor zowel de werknemer als de ZZP-er. Hoe gaat het in zijn werk? Stel u gaat in 2012 geen enkele privékilometer rijden. U downloadt dan de verklaring uitsluitend zakelijk gebruik, u ondertekent dit formulier en stuurt het naar de belastingdienst. Als u in werknemer bent, dient uw werkgever er ook een handtekening op te zetten. Hiermee verklaart uw werkgever dat u niet privé rijdt.
Na het inzenden van het formulier bent u klaar. U krijgt geen privé gebruik meer bij uw inkomen geteld. Althans, u hoeft niets meer te doen tot het moment dat u minimaal één kilometer privé rijdt. U moet de inspecteur daar namelijk van op de hoogte stellen. Dat doet u door de verklaring uitsluitend zakelijk gebruik weer in te trekken. U krijgt dan voor het hele jaar alsnog een bijtelling. Dit kunt u voorkomen door alsnog een kilometeradministratie bij te houden waaruit blijkt dat u minder dan 500 km privé heeft gereden. De administratie start dan uiteraard pas vanaf het moment dat u de verklaring ingetrokken heeft.
Tot zover lijkt het een prima systeem. Het is echter de vraag hoe de belastingdienst dit gaat controleren. Daar is een duidelijk antwoord op: middels camerawaarnemingen. Als u of in ieder geval uw bestelauto op een “verdachte” plaats is gesignaleerd, dan dient u te bewijzen dat het om een zakelijke rit ging. Kunt u dat niet, dan mag u zich verheugen op een boete van 100%. Al heeft u maar twee kilometer privé gereden. Even snel een boodschap na het werk doen, op zaterdag dochter helpen met verhuizen of ‘s avonds dat bankje van marktplaats ophalen? Dat kunnen hele dure ritten worden. U bent – ook als ZZP-er – de boete, maximaal € 4.920, direct verschuldigd. Indien het een werknemer is die zich “vergist” en de werkgever heeft daar weet van, dan loopt ook de werkgever het risico op een boete.
Het bijhouden van een kilometeradministratie is vervelend. Om de bijtelling te voorkomen zijn er voor werknemers diverse andere mogelijkheden. Denk hierbij aan het verbod van privégebruik, de bestelauto ‘achter het hek’, de vereenvoudigde kilometeradministratie of de eindheffing van € 300 bij wisselend gebruik.
Voor de ZZP-er kan de verklaring uitsluitend zakelijk gebruik een oplossing zijn, maar kent een zeker risico. U dient namelijk te bewijzen dat de rit zakelijk was. Dit kan onder omstandigheden lastig zijn. Voor de werknemer geldt hetzelfde risico. De inspecteur stelt en u dient te bewijzen. Een positie waar je als belastingplichtige beter niet in terecht kunt komen.
Nu er voor de werknemer goede alternatieven zijn, adviseer ik de werknemer en werkgever om geen verklaring uitsluitend zakelijk gebruik te tekenen. Deze verklaring kan een lastenverlichting zijn, maar daarvoor betaalt de belastingplichtige een hele hoge prijs.